Comme bien d'autres avant elle, votre entreprise envisage peut-être de mettre en place un système de signature dématérialisée, dans le cadre de sa transformation digitale. Désormais totalement opérationnel, ce dernier garantit de nombreuses améliorations par rapport aux process actuels. Vous n'êtes pas encore totalement convaincu ? Lisez alors le texte ci-dessous. Vous y trouverez les six avantages les plus intéressants d'après les dernières études sur le sujet !
Un gain de temps indéniable
Les progrès technologiques ont permis le développement de nouvelles solutions capables de doper la productivité d'une entreprise. La dématérialisation de la signature des documents est en un parfait exemple. Ce processus va réduire considérablement le nombre et la durée des tâches manuelles sans la moindre valeur ajoutée. Il ne sera désormais plus nécessaire d'imprimer un document, de le signer avant de le scanner pour l'envoyer ensuite par mail. Que d'efforts et de temps perdu !
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Des coûts en baisse
En limitant la durée et la fréquence des interventions manuelles, la signature électronique aura logiquement des intérêts sur le plan financier. On pense en premier lieu à une réduction des coûts d'impression (remplacement et entretien des imprimantes, alimentation en consommables et en papier, etc.). Ne sous-estimez pas non plus l'impact sur les frais d'envoi. Chaque jour, une entreprise peut envoyer des dizaines de documents à des clients, à des partenaires ou à des fournisseurs. Imaginez un peu les économies que vous allez potentiellement faire sur une année complète !
Une amélioration de la sécurité
Contrairement à une idée trop largement répandue, signer électroniquement des documents fait partie des processus les plus sécurisés du monde de l'entreprise. Il existe d'ailleurs plusieurs niveaux de sécurisation :
- le niveau "Simple" : créé pour les documents impliquant un faible risque
- le niveau "Avancé" : adapté aux contrats avec des enjeux plus importants que précédemment
- le niveau "Qualifié" : idéal pour les documents avec un degré de sécurité maximal. Le niveau de cryptage (clé de chiffrement plus longue, hachage plus performant, etc.) sera alors nettement plus important
Par conséquent, la dématérialisation de la signature ne pourra mettre à mal votre politique interne de sécurité. Il existe tellement d'autres risques pour les entreprises !
Une prise en main simple et rapide
Il arrive parfois que certaines technologies ne soient pas suffisamment intuitives pour être utiles au plus grand nombre. Ce n'est heureusement pas le cas de la signature numérique ! Le processus sera au contraire totalement transparent pour l'utilisateur. Inutile alors de vous connecter à un site spécifique ou d'installer une application sur le poste. Le module de signature électronique s'intègre directement dans votre ERP (Enterprise Resource Planning, que l'on pourrait traduire par Progiciel de Gestion Intégré ou PGI) ou dans vos applications les plus importantes. Notez également qu'il existe des versions capables de s'interfacer avec un site internet, en utilisant notamment la technologie des API (Application Programming Interface ou, en français, interface de programmation d'application).
Une conformité juridique reconnue
Il y encore dix ans, un certain flou juridique freinait le développement de la signature numérique en entreprise. Il aura fallu patienter jusqu'en 2016 pour qu'un règlement commun à toute l'Europe soit adopté. Il se nomme eIDAS (pour Electronic Identification and Authentication Services) et définit un ensemble de normes à appliquer dans l'espace européen.
Grâce à ce texte, la signature numérique possède désormais la même valeur juridique que la signature manuelle. Elle ne pourra donc pas être contestée devant un tribunal, peu importe la juridiction. Elle engage également le ou les signataires.
Une forte réduction de l'empreinte écologique
Vous devez prendre aussi conscience de l'intérêt écologique de la signature électronique. Vous diminuerez fortement la consommation de papier, ce qui diminuera l'impact environnemental de votre société. Elle aura de plus pour conséquence directe de limiter la fréquence des déplacements de vos collaborateurs. N'allez surtout pas penser qu'il ne s'agit là que d'un acte purement symbolique ! C'est au contraire une action à la fois durable, concrète et tout à fait mesurable dès son introduction. La signature numérique peut donc faire partie des outils intéressants et simples à mettre en œuvre dans le cadre d'une politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises). Elle permet de s'engager plus fermement dans une démarche écologique.