De nombreuses entreprises souhaitent optimiser la gestion des notes de frais au quotidien. Pour cela, elles utilisent des logiciels particuliers qui synthétisent en automatisent la plupart des actions pour faire gagner du temps aux professionnels. La gestion des dépenses professionnelles est particulièrement encadrée par la loi. En effet, les remboursements effectués par les entreprises ne sont pas concernés par les cotisations sociales. Les entreprises sont alors régulièrement contrôlées pour éviter les abus.
Choisir un logiciel doté du Machine Learning
L’intelligence artificielle est source de progrès particulièrement pour la plupart des logiciels numériques. Aujourd’hui, il est possible de trouver des outils performants dotés de machine learning. Cette technologie permet, notamment d’optimiser toute la gestion des notes de frais.
Mais alors, comment cette technologie fonctionne-t-elle ? Elle est capable d’extraire toutes les informations pertinentes de vos factures en quelques clics pour faciliter la demande des remboursements des salariés. Désormais, ils peuvent simplement prendre en photo leurs éléments justificatifs sans avoir à reprendre manuellement toutes leurs informations essentielles.
Assurer une bonne gestion des notes de frais : comment s’y prendre ?
En plus d’un logiciel adapté, il est important de suivre la procédure pour traiter chaque note et assurer les remboursements correctement. En effet, le logiciel facilite la gestion des frais professionnels, mais il ne se subordonne pas au contrôle du chef d’entreprise.
Pour constituer une demande de note de frais optimale, il est important de reprendre des critères particuliers. Chaque demande de remboursement doit être constituée avec :
- Des éléments justificatifs comme une facture des paiements,
- Des frais justifiés en fonction de l’activité de l’entreprise,
- Des paiements réalisés dans un cadre professionnel.
Dans certaines situations, il faut des éléments supplémentaires. Par exemple, l’un de vos salariés invite des clients de l’entreprise au restaurant, alors pour avoir une bonne gestion des demandes de remboursement, il faut :
- Le nombre d’invités et leurs noms,
- Le motif de l’invitation.
Si l’un de vos salariés souhaite obtenir le remboursement des frais kilométriques, il faut le nombre de kilomètres réalisés, la raison du déplacement et la puissance fiscale du véhicule utilisé. Ces éléments permettent de justifier complètement la création des notes de frais des collaborateurs de l’entreprise.
Les avantages d’un logiciel pour assurer la gestion des notes de frais
Avoir un outil adapté pour suivre l’évolution de ces dépenses professionnelles est particulièrement utile. Dans un premier temps, il permet à l’ensemble des parties concernées par la gestion des notes de frais de gagner du temps. Les salariés qui réalisent leur demande peuvent prendre moins de temps à transmettre les éléments obligatoires. Et les supérieurs hiérarchiques assurent aussi beaucoup plus rapidement les contrôles puis les remboursements.
Ensuite, le logiciel doté de Machine Learning permet d’éviter les erreurs comptables. En effet, les éléments sont automatiquement transmis. Ils ne doivent plus être transmis de manière manuelle. De cette façon, les données sont beaucoup plus fiables.
Enfin, les supérieurs hiérarchiques peuvent gagner en vision stratégique. Les tableaux de bord fournis par le logiciel peuvent être exportés. Ils sont alors particulièrement utiles pour servir de support aux réunions dans le domaine financier. Les chefs d’entreprise peuvent alors avoir une vision stratégique sur les dépenses à venir et les dépenses réalisées. Ainsi, investir dans un logiciel performant permet aux chefs d’entreprise de gagner en productivité pour avoir un œil beaucoup plus précis sur leur dépense.
En définitive, il est important de pouvoir s’appuyer sur des outils fiables pour assurer une bonne gestion dans la plupart des domaines de son activité.